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Un certain nombre d’auto-entrepreneurs se posent la question de facturer les achats nécessaires à l’exécution d’une mission : frais de matériel, matières premières, frais de déplacement.

Un point sur la règle des débours pour les auto-entrepreneurs

Définition des débours

En comptabilité, les débours sont des sommes payées au nom du client.

On enregistre dans les “débours” les sommes effectivement dépensées au nom du client.
Le remboursement de ces débours par le client n’est pas compris dans les recettes et n’est donc pas déclaré dans le montant total de chiffre d’affaires réalisé.

Attention !

Certaines personnes ont pour usage de se faire rembourser les frais de leur déplacement, – ” hors facture “, c’est-à-dire des indemnités kilométriques, des frais de repas ou d’hébergement. Cette pratique ne correspond pas aux règles fiscales. Le ” débours ” est une dépense effectuée au nom du client (la facture ou le justificatif est établi à son nom), et remboursée pour son montant exact par le client. Une prestation de service peut faire l’objet d’un débours.

L’adéquation des débours avec le régime micro-entrepreneur

Pour l’auto-entrepreneur, la mise en place est simple : il demande à son client de signer un mandat de débours (modèle disponible dans le Pack création et gestion ou avec votre adhésion Pro ou Premium) et achète les produits ou services constituant ce débours TTC (il règle ses fournisseurs comme un particulier) puisqu’il ne récupère pas la TVA. Il fait établir la facture des produits ou des services au nom du client et le client les lui rembourse la somme qu’il a payé. Il faut donc bien faire comprendre le système au client. Si le client est un particulier, il ne devrait pas y voir d’inconvénients puisqu’il ne récupère pas la TVA. Si le client est une entreprise qui peut récupérer la TVA, celui-ci pourra récupérer la TVA figurant sur la facture d’achat des produit ayant fait l’objet du débours, puisque la facture est à son nom. 

Une règle est certaine : il ne faut en aucun cas établir que la facture soit à votre nom !

Avec la règle des débours, il n’y a pas d’augmentation du chiffre d’affaires ni d’imposition : c’est un mouvement de trésorerie et non du chiffre d’affaires réalisé.

Une seule vraie contrainte demeure : bien tenir le registre des achats effectués au nom du client final, et le lui présenter.

Et pour plusieurs dépenses ?

Peu importe le nombre de dépenses que vous engagez au nom et pour le compte de votre client, les règles sont les mêmes :

• Un mandat indiquant la liste exhaustive des dépenses que votre client vous autorise à engager
• Chaque facture est établie au nom d’un client
• Le client vous rembourse à l’euro près les sommes que vous avez engagées

Des solutions alternatives aux débours

La mise en œuvre de cette opération de « débours » est simple. Il existe cependant d’autres façons de procéder pour absorber les achats exigés par une prestation de services.

Deux autres solutions proposées s’offrent aussi à vous :

• demander au client d’acheter lui-même tout le matériel utile pour exécuter la prestation. L’opération est transparente pour vous, vous ne vous en occupez pas.
• vous charger d’acheter le matériel, mais à votre propre nom, marger sur cet achat le minimum « vital », c’est-à-dire correspondant aux cotisations sociales. La déclaration de la revente de ce matériel prend alors deux options :
  • soit vous facturez une prestation de services incluant la matière première : Taux de cotisations sociales à 21,8% (Solution possible si les produits ont fait l’objet de modification, assemblage ou mise en œuvre)
  • soit vous facturez votre prestation d’un côté, la revente de matériel de l’autre, et vous déclarez ces deux opérations dans les catégories qui correspondent. Cela a le double avantage de vous autoriser un seuil de CA plus élevé, et de vous autoriser des marges plus faibles sur l’achat-revente.

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Rappel : selon le code du commerce et le  code général des impôts, la facturation entre professionnels est obligatoire pour toute vente de produit ou toute prestation de services. Tout manquement est passible d’une amende administrative d’un montant de 75 000€.
Concernant la délivrance d’une facture à un particulier, elle n’est obligatoire que si ce dernier la demande ou en cas de vente à distance. Dans ce cas, les mêmes mentions sont obligatoires à l’exception du numéro de Siret qui n’est pas exigé. Concernant les prestations de services, la délivrance d’une note, telle que définie dans le CGI, est obligatoire dès lors que le montant est égal ou supérieur à 25€. Aucun formalisme n’est exigé pour l’établissement de la note.

Les mentions obligatoires de la facture auto-entrepreneur

Une facture est un document détaillé des marchandises vendues ainsi que des prestations de services effectuées. La note d’honoraires pour une prestation de services en profession libérale répond aux mêmes obligations légales.

Facture et note d’honoraires sont en principe obligatoires dès lors que votre client est un professionnel. Tous deux constituant un élément comptable, elles doivent être établies en double exemplaire, l’original remis au client, le double conservé pendant dix ans. C’est lui que les services de l’Urssaf contrôleront s’ils viennent chez vous.

Si l’acheteur de biens ou de services est un particulier, un ticket de caisse ou une note suffit s’il ne demande pas la facture. En revanche, la facture ou la note d’honoraires est due pour la vente à distance.

La bonne facture autoentrepreneur, délivrée au bon moment

Lorsque vous générez une facture auto-entrepreneur pour l’un de vos clients, vous avez l’obligation de respecter un certain nombre de règles connues sous le terme de “mentions légales“.

Dans un souci d’harmonisation entre le code de commerce qui stipule que la facture doit être délivrée «dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services», et le code général des impôts (art. 289) qui dispose que la facture est émise « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services », la loi prévoit désormais (ordonnance n°2019-359 du 24/04/2019)  que la facture doit être délivrée « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services ».

Plus dissuasive depuis le 1er octobre 2019, l’amende administrative

Le non-respect des règles (absence de facturation, défaut d’une mention obligatoire) peut entraîner, en cas de contrôle par l’administration, des amendes multiples (1 par mention absente) dont l’amende pénale, toutefois rarement prononcée.

Depuis le 1er octobre 2019, une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (une société, une association) a vocation à être plus systématique et plus facile à prononcer par l’autorité administrative chargée de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF).

Il est donc important de toujours reprendre les mentions légales obligatoires suivantes sur toutes vos factures auto-entrepreneur (art. L.441-9.-I):

Entête

• Identité du vendeur : Nom et adresse de l’auto-entrepreneur (et éventuellement votre dénomination commerciale si vous en avez une, mais elle n’est pas obligatoire) + mention EI ou Entrepreneur individuel.
• Identification du vendeur : votre numéro de SIRET (13 chiffres) ou SIREN (9 chiffres), code NAF, ainsi que la mention “RCS Ville” ou bien “RM Ville”, ville étant le nom de la ville où vous vous êtes immatriculé (hors professions libérales qui n’ont pas à s’immatriculer au RCS ni au RM); n’oubliez pas votre numéro d’identification à la TVA si vous y êtes redevable de la TVA (dépassement du seuil pour la franchise de base de TVA ou option pour un régime réel d’imposition à la TVA), ou si vous facturez à des clients résidents au sein de la communauté européenne (facture intra-communautaire).
• Numéro de facture : les numéros de facture doivent se suivre séquentiellement, sans trous, et doivent être précédés sur la facture du libellé “Facture N°”. Des séries sont admises pour distinguer, par exemple des périodes (facture n°2019-01-35 puis facture 2019-02-36; bien sûr, la “36” ne peut être datée avant la “35”). Vous ne pouvez pas supprimer une facture émise, mais devez la neutraliser par une facture d’avoir (“Avoir N°”) reprenant les références de la facture et numérotée selon les mêmes règles.
• Date d’émission : elle doit en principe correspondre au jour où la vente du produit ou du service est conclue entre les deux parties, mais les décalages sont acceptés par l’administration.
• Numéro de bon de commande : à compter du 1er octobre 2019, ce numéro doit figurer sur la facture dès lors que vous avez établi un bon de commande.
• Identité de l’acheteur : nom et coordonnées de l’acheteur; si c’est un professionnel, raison sociale, structure juridique et SIREN, numéro de TVA intracommunautaire si la vente est dans l’Union européenne et supérieure à 150 euros. A noter : à compter du 1er octobre 2019, l’adresse de facturation de l’acheteur devra être indiquée si elle est différente de son siège social.

Corps

• Désignation des produits et services : une ligne par produit, en indiquant la quantité, le prix unitaire, la référence, l’intitulé et toutes les caractéristiques qui peuvent avoir une influence sur le prix. Vous pouvez aussi indiquer pour chaque ligne le prix total hors taxe (Prix unitaire x Quantité)
• Le prix à payer : indiquez le montant total hors taxes (HT) si vous êtes en franchise de TVA et celui toutes taxes comprises (TTC) si vous dépassez le seuil.
• Mention du taux de TVA : si vous dépassez le seuil de franchise de TVA ou que vous avez opté pour un régime réel d’imposition à la TVA, indiquez sur chaque ligne le taux correspondant à votre ou vos activités et, en bas de facture, le total de TVA par taux.
• Réductions et remises : les réductions de prix (rabais, remises, ristournes) doivent être indiquées par ligne de produits concernées. Les réductions de prix qui ne peuvent être rattachées à un produit particulier doivent aussi être précisées dans la partie totale.

Pied

• Membre d’un CGA ou AGA : si vous êtes membre d’un centre de gestion agréé (CGA) ou d’une association de gestion agréée (AGA), vous devez en faire mention en indiquant “Membre d’une [association ou gestion] agréée, le règlement des honoraires par chèque est accepté”.
• Date de livraison : date à laquelle est effectuée la livraison des biens ou la prestation de services si cette date est différente de la date d’émission de la facture (si les prestations ou les produits facturés ont fait l’objet de date de livraison différente, vous devez dans ce cas indiquer chaque date de livraison pour chacune des lignes).
• Date limite de paiement : vous devez indiquer de manière précise la date limite de paiement (la mention “paiement comptant à réception de la facture” est tolérée).
• Pénalités de retard : les pénalités de retard s’appliquent dès le lendemain de la date d’échéance du règlement figurant sur la facture. Elles sont exigibles sans besoin de rappel ni envoi de lettre recommandée. Pour calculer la pénalité de retard, le créancier doit d’abord déterminer le taux d’intérêt, en s’appuyant notamment sur le taux directeur de la Banque centrale européenne en vigueur au 1er janvier (0,00%) majoré de 10 points (soit au 1er janvier 2020, 10%, selon l’art.  441-10, II du code de commerce). Vous pouvez indiquer un taux moindre que ces 10%, sans qu’il soit inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal (attention, le taux d’intérêt légal est différent si le débiteur est un particulier ou un professionnel). Le taux appliqué à un professionnel au 1er janvier 2020 est donc au minimum de 0,87% x 3 = 2,61%. Le taux d’intérêt annuel est compris entre 2,61% et 10%.
• Le calcul de la pénalité de retard sur la base du montant TTC de la facture s’effectue ainsi : (montant TTC x taux d’intérêt)  x  (nombre de jours de retard / 365). Exemple : pour une facture de 10 000 euros TTC, avec un taux d’intérêt de 7,5% et un retard de règlement de 15 jours, le montant de la pénalité de retard sera de 30,82 euros.
• Indemnité pour frais de recouvrement : lorsque le débiteur est un professionnel, tout retard de paiement donne lieu, en plus des pénalités de retard, au versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement au profit du créancier. Cette indemnité, d’une valeur de 40 euros, est due de plein droit et sans formalité par le professionnel en retard. Lorsque les frais de recouvrement sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire, le créancier peut demander, sur justifications, une indemnisation complémentaire.
• Conditions d’escompte : si cette mention n’est pas obligatoire, elle vous permet d’indiquer le taux de réduction que vous appliquez en cas de paiement anticipé. Si vous ne proposez pas d’escompte, utilisez une mention du type “Pas d’escompte pour règlement anticipé”.

Montant total HT ou TTC

Je bénéficie de la franchise en base de TVA, sur ma facture dois-je indiquer montant HT ou montant TTC ?

Sachez que si vous indiquez sur votre facture la mention TTC ou toutes taxes comprises, vous devez reverser la TVA correspondant au service des impôts, même si vous ne l’avez pas collectée.

En effet, le fait de mentionner sur votre facture que celle-ci comprend les taxes sous-entend que le prix indiqué et à payer par le client comprend la taxe, de ce fait vous êtes censé avoir collecté la TVA et vous devez donc là reverser.
Il est donc primordial qu’un AE bénéficiant de la franchise de base de TVA ne fasse pas apparaitre la mention TTC sur ses factures.

Mentions spécifiques pour les factures à destination de particulier

En pied de facture avec les autres mentions obligatoires :

• Délai de rétraction : toute facture, à destination d’un particulier, émise lors d’une vente à distance ou à domicile doit indiquer les modalités d’application du délai de rétractation, ainsi que les garanties légales et contractuelles.
• L’indication des coordonnées de votre médiateur à la consommation.

Si vous êtes redevable de la TVA, vous pouvez pour chaque ligne indiquer le montant TTC à la place du montant HT. Les autres mentions restent obligatoires.

Mention spécifique concernant la TVA :

• Vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (par défaut, l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA en dessous d’un certain CA) : « TVA non applicable – article 293B du CGI »
• Vous vendez un bien ou une prestation un assujetti établi dans les Départements d’Outre Mer : « exonération de TVA selon l’article.294-2 du CGI »
• Vous vendez un bien ou une prestation un assujetti établi dans un pays membre de l’UE : « Autoliquidation, TVA due par le preneur »
• Vous vendez un bien à un assujetti non établi dans un pays membre de l’UE (hors Union européenne) : « exonération de TVA selon l’article 262 I du CGI ».
• Vous vendez une prestation à un assujetti non établi dans un pays membre de l’UE (hors Union européenne) :  « exonération de TVA en application de l’art. 259B du CGI, TVA due par le preneur » – article 44 – Directive 2006/112/CE

Un assujetti est une entreprise qui est redevable ou non de la TVA dans son pays d’établissement (un micro-entrepreneur bénéficiant de la franchise en base en matière de TVA est assujetti à la TVA, mais non redevable de la TVA.)

Règle de territorialité en matière de TVA pour les prestations entre assujettis

Assurance décennale

L’obligation est faite pour certains métiers artisanaux de mentionner sur leur facture et devis leur assurance, dont l’assurance décennale pour un artisan du bâtiment, avec la couverture géographique du contrat ou de la garantie, ainsi que les coordonnées de l’assureur ou du garant.

Quelques particularités

Facturer à un particulier

Pour la vente de biens, la facture n’est obligatoire que:

• si le client la demande,
• pour la vente à distance (avec délai de rétractation, modalités d’application, garanties légales et contractuelles),
• livraison dans l’UE exonérée de TVA (Attention les règles en matière de TVA intracommunautaire ont changées le 1er juillet 2021 pour les ventes à distance).

Pour la prestation de services, la note est obligatoire

• si le tarif est supérieur à 25 euros,
• si le client la demande,
• pour certains travaux du bâtiment.

Mention spéciale pour les artisans du BTP

La facture doit comporter la mention “Autoliquidation” lorsque les travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA.

A savoir

Depuis le 1er janvier 2018, le logiciel Facturation Auto entrepreneur est obligatoire ! pour toute activité uniquement si vous facturez la TVA.

Transmission électronique des factures

Toute transmission électronique de facture doit être faite avec l’accord du destinataire. Elle répond à certaines normes de sécurité, notamment:

• le format (EDI, XML, PDF, etc.) doit être lisible par tout ordinateur
• une signature électronique peut valider la dématérialisation de la facture
• une transmission sous toute forme électronique garantissant le contrôle traçable et permanent entre la facture et la livraison de bien ou de service.

A partir du 1er janvier 2020, pour tout marché public, toute facturation par un microentrepreneur devra se faire par voie électronique (décret n°2016-1478 du 02/11/2016).