Nous vous proposons un tableau de bord pour gérer votre activité
Un certain nombre d’auto-entrepreneurs se posent la question de facturer les achats nécessaires à l’exécution d’une mission : frais de matériel, matières premières, frais de déplacement.
En comptabilité, les débours sont des sommes payées au nom du client.
On enregistre dans les “débours” les sommes effectivement dépensées au nom du client.
Le remboursement de ces débours par le client n’est pas compris dans les recettes et n’est donc pas déclaré dans le montant total de chiffre d’affaires réalisé.
Attention !
Certaines personnes ont pour usage de se faire rembourser les frais de leur déplacement, – ” hors facture “, c’est-à-dire des indemnités kilométriques, des frais de repas ou d’hébergement. Cette pratique ne correspond pas aux règles fiscales. Le ” débours ” est une dépense effectuée au nom du client (la facture ou le justificatif est établi à son nom), et remboursée pour son montant exact par le client. Une prestation de service peut faire l’objet d’un débours.
Pour l’auto-entrepreneur, la mise en place est simple : il demande à son client de signer un mandat de débours (modèle disponible dans le Pack création et gestion ou avec votre adhésion Pro ou Premium) et achète les produits ou services constituant ce débours TTC (il règle ses fournisseurs comme un particulier) puisqu’il ne récupère pas la TVA. Il fait établir la facture des produits ou des services au nom du client et le client les lui rembourse la somme qu’il a payé. Il faut donc bien faire comprendre le système au client. Si le client est un particulier, il ne devrait pas y voir d’inconvénients puisqu’il ne récupère pas la TVA. Si le client est une entreprise qui peut récupérer la TVA, celui-ci pourra récupérer la TVA figurant sur la facture d’achat des produit ayant fait l’objet du débours, puisque la facture est à son nom.
Une règle est certaine : il ne faut en aucun cas établir que la facture soit à votre nom !
Avec la règle des débours, il n’y a pas d’augmentation du chiffre d’affaires ni d’imposition : c’est un mouvement de trésorerie et non du chiffre d’affaires réalisé.
Une seule vraie contrainte demeure : bien tenir le registre des achats effectués au nom du client final, et le lui présenter.
Peu importe le nombre de dépenses que vous engagez au nom et pour le compte de votre client, les règles sont les mêmes :
La mise en œuvre de cette opération de « débours » est simple. Il existe cependant d’autres façons de procéder pour absorber les achats exigés par une prestation de services.
Deux autres solutions proposées s’offrent aussi à vous :
Rappel : selon le code du commerce et le code général des impôts, la facturation entre professionnels est obligatoire pour toute vente de produit ou toute prestation de services. Tout manquement est passible d’une amende administrative d’un montant de 75 000€.
Concernant la délivrance d’une facture à un particulier, elle n’est obligatoire que si ce dernier la demande ou en cas de vente à distance. Dans ce cas, les mêmes mentions sont obligatoires à l’exception du numéro de Siret qui n’est pas exigé. Concernant les prestations de services, la délivrance d’une note, telle que définie dans le CGI, est obligatoire dès lors que le montant est égal ou supérieur à 25€. Aucun formalisme n’est exigé pour l’établissement de la note.
Une facture est un document détaillé des marchandises vendues ainsi que des prestations de services effectuées. La note d’honoraires pour une prestation de services en profession libérale répond aux mêmes obligations légales.
Facture et note d’honoraires sont en principe obligatoires dès lors que votre client est un professionnel. Tous deux constituant un élément comptable, elles doivent être établies en double exemplaire, l’original remis au client, le double conservé pendant dix ans. C’est lui que les services de l’Urssaf contrôleront s’ils viennent chez vous.
Si l’acheteur de biens ou de services est un particulier, un ticket de caisse ou une note suffit s’il ne demande pas la facture. En revanche, la facture ou la note d’honoraires est due pour la vente à distance.
Lorsque vous générez une facture auto-entrepreneur pour l’un de vos clients, vous avez l’obligation de respecter un certain nombre de règles connues sous le terme de “mentions légales“.
Dans un souci d’harmonisation entre le code de commerce qui stipule que la facture doit être délivrée «dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services», et le code général des impôts (art. 289) qui dispose que la facture est émise « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services », la loi prévoit désormais (ordonnance n°2019-359 du 24/04/2019) que la facture doit être délivrée « dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services ».
Le non-respect des règles (absence de facturation, défaut d’une mention obligatoire) peut entraîner, en cas de contrôle par l’administration, des amendes multiples (1 par mention absente) dont l’amende pénale, toutefois rarement prononcée.
Depuis le 1er octobre 2019, une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale (une société, une association) a vocation à être plus systématique et plus facile à prononcer par l’autorité administrative chargée de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF).
Il est donc important de toujours reprendre les mentions légales obligatoires suivantes sur toutes vos factures auto-entrepreneur (art. L.441-9.-I):
En effet, le fait de mentionner sur votre facture que celle-ci comprend les taxes sous-entend que le prix indiqué et à payer par le client comprend la taxe, de ce fait vous êtes censé avoir collecté la TVA et vous devez donc là reverser.
Il est donc primordial qu’un AE bénéficiant de la franchise de base de TVA ne fasse pas apparaitre la mention TTC sur ses factures.
Si vous êtes redevable de la TVA, vous pouvez pour chaque ligne indiquer le montant TTC à la place du montant HT. Les autres mentions restent obligatoires.
Un assujetti est une entreprise qui est redevable ou non de la TVA dans son pays d’établissement (un micro-entrepreneur bénéficiant de la franchise en base en matière de TVA est assujetti à la TVA, mais non redevable de la TVA.)
Règle de territorialité en matière de TVA pour les prestations entre assujettis
L’obligation est faite pour certains métiers artisanaux de mentionner sur leur facture et devis leur assurance, dont l’assurance décennale pour un artisan du bâtiment, avec la couverture géographique du contrat ou de la garantie, ainsi que les coordonnées de l’assureur ou du garant.
Pour la vente de biens, la facture n’est obligatoire que:
Pour la prestation de services, la note est obligatoire
La facture doit comporter la mention “Autoliquidation” lorsque les travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA.
Depuis le 1er janvier 2018, le logiciel Facturation Auto entrepreneur est obligatoire ! pour toute activité uniquement si vous facturez la TVA.
Toute transmission électronique de facture doit être faite avec l’accord du destinataire. Elle répond à certaines normes de sécurité, notamment:
A partir du 1er janvier 2020, pour tout marché public, toute facturation par un microentrepreneur devra se faire par voie électronique (décret n°2016-1478 du 02/11/2016).
Nos formations
RéserveR
La certification qualité a été délivrée au titre de la ou des catégories d’actions suivantes : maitriser le régime de la micro-entreprise, évaluer et faire évoluer sa micro-entreprise
Nos Services
Association Fédération des autoentrepreneurs : Déclaration d’activité de prestataire de formation enregistrée sous le numéro 11 78 82494 78 auprès du préfet de la région Ile de France
SAS Fnae Academy : Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro 52440935344 auprès du préfet de région des Pays de la Loire siret 90087338100017
La FNAE est la seule organisation d’autoentrepreneurs reconnue représentative au niveau national,
au sens de l’article L. 612-6 du code de la sécurité sociale, et à ce
titre siège au CPSTI, dans les IRPSTI, les URSSAF, les CGSS et les CAF.